再送所有外贸人--外贸操作综合帖 外贸

永生

再送所有外贸人--外贸操作综合帖


我所在公司有阿里的付费账号,这些也都是阿里的服务人员发给我们的提示与分享,今天拿出来共享,可能有很多大家已经知道,也已经有很多人发过,今天我综合一下,希望对大家有用!

外贸人员每天必做的8件事---请看2楼

在B2B上如何设置关键词---请看3楼

如何发布有商业价值的供求信息--请看10楼

完整的报价单内容---请看4楼

邮件格式提醒---请看5楼

询盘处理技巧分享---请看6楼

如何尽快让网上寻价变成实际的订单---请看7楼

如何寄样? 寄样三步曲---请看8楼

永生

外贸人员每天必做的8件事

1，收发邮件：每天至少两次收发反馈信箱，早上上班和晚上下班之前，每天必须保证收到的反馈及时回复完，由于时差，如果业务人员能够在家处理反馈更好，可以保证回复的及时性。（有时晚上加班不可避免，但是可以与客户同步，加快沟通的频率，占的先机）。

    2，做好客户信息管理：建立一个excel表格，将所有收到的客户信息及时填写到表格中，并且做好客户分类工作，将询盘内容，质量比较高的客户做为A类客户重点跟踪（但是也不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大的，就象卖东西，要把客户从头回客户做到回头客户---忠实客户----传代客户）

    3，主动到相关商务网站里寻找买家（要整理分类，针对不同地区的客户进行不同的发盘，做到简洁，有针对性）

    4，每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价值的信息。（虽然可能效果不是很好，但是也花不了多少时间，如果你更新的快的话，产品信息就会出现目录的首页，说不定会有所收获，建议坚持）

    5，每个季度定期更换网页内容。将新产品信息发布上网，或者将产品的图片替换一下。这些都会让买家及时了解公司的最新信息，吸引新客户。

    6，定期给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息，坚持就会有回报（据统计开发一个新客户所花费的费用相当于维持十个老客户所花费的费用，在开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持，可以在节日的时候给客人发送卡片祝福，客人都会觉得很亲切，合作的愉快）

    7，业务人员每周汇报反馈询盘及跟进情况。（把这些表统一整理，留做备份，至少这些都是以后的潜在客户，也可以作为业务员的计效考核之用）

    8，每周（或者每天早上利用10或者30分钟）召开相关人员会议，分析原因，总结经验，完善工作制度，让工作更简洁高效。（台湾企业一般每天都会抽出些时间开会，来总结前一天的工作，做会议记录，业务员提出问题，有经理或高层领导来进行解决，同时也给大家足够的交流时间，培养团队精神和竞争意识。建议要结合公司的实际情况进行）

永生

重要程度
产品关键词的设置，关系到您在阿里巴巴网站上的推广效果。重要程度非常高。 换句话说，您设置了什么关键词，就决定了您收到什么质量的买家询盘！

询盘来源
买家登陆网站，键入产品关键词搜索供求信息（Trade leads）产品（Product）或者公司（Company），匹配相应的供应商，那么您的每一条供求信息（Trade leads）产品（Product）或者公司（Company）的关键词设置就变的非常重要，至少不能让您的潜在买家搜索产品时找不到您的信息！！！

关键词辅助工具
方法一
http://inventory.overture.com/d/searchinventory/suggestion/
以上两个网址是您键入产品关键词后，会以同义词或者相关词汇海外买家的搜索习惯排名列表出来，建议您将排名靠前，而且和您产品相关的关键词加入到您的产品关键词中。

方法二
金山词霸等工具，键入中文名称，将显示出来的英文名称有选择的加入到您的产品关键词中。

方法三
换位思考，如果您是买家，您会用什么产品关键词搜索相关的产品。行业内有没有什么特定的产品名称，称谓，缩写等，不要放过任何重要的词汇！
另外就是联想，比如shopping cart 购物车的产品可以加入supermarket的关键词。

设置方法
每一个产品最多可以设置256个英文字符的关键词，换成关键词或关键词组的话至少可以
设置25个至30个，设置的方法如下：用您的用户名和密码登陆到 “供应商客户管理系统 （Supplier CRM ）“ ，点击产品（product）， 在这里，网站上显示的产品都可以看到。点击产品图片左侧的Edit 按钮，打开编辑页面，找到第四行关键词（Key words ）栏目，在这里做修改和编辑。键入相关产品的关键词后保存（页面尾部save 按钮）

注意事项
A. 设置产品关键词是双刃剑，不要以为越多越好，注意相关性，同样，您设置了不相关的词汇就会收到不相关的询盘，而且会给一部分买家留下您不专业的印象
B. 关键词之间要用英文字符的逗号隔开，不要用中文字符，切记！
C. 一般来说单数product， 和复数products就只需设置一个单数就可以，但遇到不是加s的单词，比如单数battery，复数batteries, 就需要将单数和复数都要设置。

永生

完整的报价单内容
一、报价单的头部（Head）
　　01，卖家基本资料（举例）
　　　　工厂标志（Factory Logo）
　　　　公司名称（Company）
　　　　详细地址（Detailed Address）  
　　　　邮政编码（Post Code）
　　　　联系人名（Contact）
　　　　职位名称（Job title）
　　　　电话号码（Telephone No.）
　　　　传真号码（Fax No.）
　　　　手机号码（Mobile No.）
　　　　邮箱地址（E-mail Address）
　　　　聊天方式（Messenger Online）
　　　　公司网址（Website Address）

　　02，买家基本资料（举例）
　　　　工厂标志（Factory Logo）
　　　　公司名称（Company）
　　　　详细地址（Detailed Address）  
　　　　邮政编码（Post Code）
　　　　联系人名（Contact）
　　　　职位名称（Job title）
　　　　电话号码（Telephone No.）
　　　　传真号码（Fax No.）
　　　　手机号码（Mobile No.）
　　　　邮箱地址（E-mail Address）
　　　　聊天方式（Messenger Online）
　　　　公司网址（Website Address）  

　　03，报价单的抬头：　
　　　　报价单标题（Quotation/Quotation Form/Price List）
　　　　参考编号（Reference No.）
　　　　报价日期（Date）
　　　　有效日期（Valid date）  

二、产品基本资料（Product’s Basic information）
　　序号（No.）
　　货号（Item No.）
　　型号（Type）
　　产品名称（Product’s Name）
　　产品图片（Photo）
　　产品描述（Description）
　　原材料（Materials）
　　规格（Specification）
　　尺寸（Size）
　　长度（Length）
　　宽度（Width）
　　高度（Height）
　　厚度（Thickness）
　　管径（Tube’s Diameter）
　　口径（Caliber）
　　形状（Shape）
　　外观颜色（Colors）
　　光源类型（Type of Lamp-house）
　　光源数量（Nos. of lamp-house）
　　光源颜色（Colors of lamp-house）

三、产品技术参数（Product’s Technical Parameters）
　　01，电力类产品技术参数：
　　　　电流、电压、电阻、电弧、功率、频率、负载等。

　　02，光源、光学类产品技术参数：
　　　　光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜
　　色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型
　　号、照明面积、日照时间、阴雨天数等。

　　03，机械、力学类产品技术参数：
　　　　结构、封装形式、结构高度、连接结构标记、分断能力、安装形式、可
　　插拔次数、耐压特性、耐压强度、插拔力、零插拔力、拉伸强度、抗张强度
　　等。

　　04，热学类产品技术参数：
　　　　色温、最低启动温度、耐温性、环境温度、耐热温度、环境湿度。

　　05，加工工艺、防护性能类产品技术参数：
　　　　表面处理、导电体材质、屏蔽壳材质、基材、胶系、阻燃性、防护等
　　级、防火等级、防潮等级、防水等级等。

　　06，配件类产品技术参数：
　　　　灯头、灯座、保险丝、镇流器、变压器、灯罩、玻壳、灯管、支架、外
　　壳、壳体、灯盘、灯杆、套管等。

　　07，产品使用寿命：
　　　　平均使用寿命、机械寿命、电寿命等。

　　08，用途及使用范围：
　　　　适用范围、车灯适用车型、主要用途等。

四、价格条款（Price Terms）
　　贸易方式（EXW，FOB，CFR，CIF）
　　装运港，目的港（Loading Port，Destination Port）货币种类，中银汇率（Currency， Exchange Rate），单位价格，货币单位（Unit Price/PCS，Unit）

　　实例一：FOB Zhangshan Port USD4.58USD/PCS （1USD=8.0350RMB）
　　离岸价（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率：1美元=8.0350元）

　　实例二：CFR Zhongshan Port USD4.58USD/PCS （1USD=8.0350RMB）
　　成本加运费（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率：1美元=8.0350元）

　　实例三：CIF New York Port USD4.58USD/PCS (1USD=8.0350RMB)
　　成本加运费保险费（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率：1美元=8.0350元）

　　实例四：EXW Shenzhen Techone Tech Co.,Ltd  RMB36.8003/PCS
　　工厂交货价（深圳电王科技有限公司交货，单价36.8003元/支）

　　几种贸易方式间的差别：
　　01，工厂交货价（EXW=Ex Works）：
　　　　交货地点：出口国工厂或仓库；
　　　　运　　输：买方负责；
　　　　保　　险：买方负责；
　　　　出口手续：买方负责；
　　　　进口手续：买方负责；
　　　　风险转移：交货地；
　　　　所有权转移：随买卖转移；

　　02，离岸价（FOB=Free on Borad）：
　　　　交货地点：装运港；
　　　　运　　输：买方负责；
　　　　保　　险：买方负责；
　　　　出口手续：卖方负责；
　　　　进口手续：买方负责；
　　　　风险转移：装运港船舷；
　　　　所有权转移：随交单转移；

　　03，到岸价（成本+运费+保险费，CIF=Cost+Insurance+Freight）：
　　　　交货地点：装运港；
　　　　运　　输：卖方负责；
　　　　保　　险：卖方负责；
　　　　出口手续：卖方负责；
　　　　进口手续：卖方负责；
　　　　风险转移：装运港船舷；
　　　　所有权转移：随交单转移；

　　04，成本加运费（CFR=Cost+Freight）：
　　　　交货地点：装运港；
　　　　运　　输：卖方负责；
　　　　保　　险：买方负责；
　　　　出口手续：卖方负责；
　　　　进口手续：买方负责；
　　　　风险转移：装运港船舷；
　　　　所有权转移：随交单转移；

　　　　FOB、CIF、CFR共同点：
　　　　01，卖方负责装货并充分通知，买方负责接货；
　　　　02，卖方办理出口手续，提供证件，买方办理进口手续，提供证件；
　　　　03，卖方交单，买方受单、付款；
　　　　04，装运港交货，风险、费用划分一致，以船舷为界；
　　　　05，交货性质相同，都是凭单交货、凭单付款；
　　　　06，都适合于海洋运输和内河运输；

　　　　FOB、CIF、CFR间不同点：
　　　　01，FOB：买方负责租船订舱、到付运费；办理保险、支付保险；
　　　　02，CIF： 卖方负责租船订舱、预付运费；办理保险、支付保险；
　　　　03，CFR：卖方负责租船订舱、预付运费；买方负责办理保险、支付保
　　险；

五、数量条款（Quantity Terms）
　　按整柜（20’，40’，40HC，45HC）提供报价：
　　按最小定单量（MOQ，Minimum Order Quantity）提供报价
　　按库存量（QTY. in Stock）报价

　　20Container，40Container，40HC，45HC
　　20英尺货柜，40英尺货柜，40英尺高柜，45英尺高柜

　　MOQ：500PCS/Design，500PCS/Item
　　最小订单量：500支/款

　　QTY. in Stock：5000PCS
　　库存数量：5000PCS

　　More or Less Clause：at 5%
　　短溢缺条款备品数量：5%

　　各类货柜的内容积、配货毛重、体积对比
　　序 货柜类型 　　内容积（英尺） 　内容积（米） 　　　　配货毛重（吨） 体积（立方米）
　　01 20尺货柜 　20x8x 8英尺 6寸 　5.69 X2.13X2.18 　　 17.5 　　　　　　24-26
　　02 40尺货柜 　40x8x 8英尺 6寸 　11.8X2.13X2.18 　　　22 　　　　　　   54
　　03 40尺高柜 　40x8x 9英尺 6寸 　11.8X2.13X2.72　　　 22 　　　　　　 　68
　　04 45尺高柜 　45x8x 9英尺 6寸 　13.58X2.34X2.71　　 29 　　　　　　   86
         
　　Total 100CTNS，200PCS/CTN，Outer Carton’s Measure:48*28*36，24Inner boxes/CTN
　　总共100箱，每箱200支，外箱尺寸：48*28* 36厘米，24个内盒/外箱

　　Inner box’s Measure:5*3*2,12PCS/Inner box
　　内盒尺寸:5*3* 2厘米，12支/内盒

　　Net Weight，Gross Weight，APN No.，Bar code，Bicolor，RGB，CMYK
　　产品净重，产品毛重，产品代码，条形码，双色，三色，四色

　　Carton’s Main/ Side Shipping Mark
　　外箱正唛/侧唛

七、支付条款（Payment Terms）
　　即期信用证，远期信用证：
　　Sight L/C，Usance L/C

　　可撤销信用证，不可撤销信用证：
　　Revocable L/C，Irrevocable L/C

　　跟单信用证，光票信用证：
　　Documentary L/C，Clean L/C

　　可转让信用证，不可转让信用证：
　　Transferable L/C，Untransferable L/C

　　电汇：
　　T/T，Telegraphic Transfer  

　　余额，总金额，定金：
　　Balance，Total sum，Deposit/Earnest/Earnest money

　　在开始投入生产前通过电汇方式预付30%，余款方式在装运前付清
　　30% paid for deposit by T/T before production arranged,the balance to be paid before shipment

　　90天信用证付款，成本加运费加保险费贸易方式下90天信用证付款
　　Payment by L/C 90days，CIF L/C 90days　

　　通过即期信用证付款
　　Payment by sight L/C　　

八、质量条款（Quality Terms）
　　检验检疫局：法定检验、商品鉴定、质量认证认可、出口质量许可、出入境检验检疫标志、普惠制原产地证FORM A，一般原产地证C/O。

　　国家质检总局：主管质量监督的最高行政执法机关；主管检验检疫工作的最高行政执法机关。

　　检验内容：包装检验，品质检验，卫生检验，安全性能检验。

　　检验分类：内地检验，口岸检验；预先检验，出口检验。

　　产品质量认证：
　　中国：CCC，CB，CQC
　　欧盟：CE，LVD，EMC
　　德国：GS，VDE，TUV
　　美国：UL，ETL
　　意大利：IMQ，IG
　　北欧四国：N-NEMKO，D-DEMKO，F-FIMKO，S-SEMKO，S-N-FI-D
　　比利时：CEBEC
　　法国：NF
　　荷兰：KEMA-KEUROVEBSISGS，S-BBJINMETRO/UC
　　阿根廷：SMARKPSBGOST-GOSSTANDARDSAAC-TICKIndi.SIISASO
　　日本：NKKK，PSEKT，KTL，EK MARK九、装运条款（Shipment Terms）

　　港口名重名：注明所在国家或地区
　　无法确定港口：由买家选择港口

　　装运日期，装运期限，装运时间
　　Shipping date，Time Limit，Time of shipment

　　起运港，目的港，装运港/装货港，卸货港，转运港
　　Departure Port，Destination Port，Loading Port，Unloading Port，Transferring port

　　分批装运，转船
　　Shipping in batches, Partial Shipment，Transshipment

　　航空，航海，散货，整装柜
　　By air，By sea，Goods in bulk，Full Container

十、交货期条款（Delivery Time Terms）
　　订单被确定
　　Order Confirmed

　　模具费用，准备模具
　　Mould’s Expenses，Prepare the Moulds

　　生产前确定样品，开始投产
　　Confirm the samples before production, Begin to Produce

　　预付定金，支付余款
　　Pay the deposit in advance，Pay the balance

　　交货期：在收到预付款后30天之内交货
　　Deliver the goods，the time of DeliveryDelivery time:30 days after receipt of deposit.
　　

　　Delivery time:30 days after the confirmation of the order.
　　交货期：在订单确认后30天之内交货

　　Delivery time:30 days after the confirmation of pre-production samples.
　　交货期：在生产前样品确定后30天之内交货

十一、品牌条款（Brand’s Terms）
　　贴牌加工

　　使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌
　　OEM ，Use the brand appointed by the customer

　　使用工厂自己的品牌
　　Use the factory’s own brand  

十二、原产地条款（Origin Terms）
　　普通原产地证，普惠制原产地证
　　C/O（Certificate of Origin），FORM A

　　原产地，中国制造
　　Made in China，Origin Place

十三、报价单附注的其他资料（Others）
　　01，工商营业执照、被批准开业证件副本；
　　02，国税局税务登记证；
　　03，企业法人代码证书；
　　04，质量检验报告、质量鉴定报告；
　　05，产品质量认证、质量管理体系认证；
　　06，荣誉证书、奖励证书；
　　07，出口许可证；
　　08，工厂规模：员工人数，工程技术人员人数，工厂面积；
　　09，主营产品及月加工能力，新品推介，生产设备实力，品牌知名度。

永生

: 邮件格式提醒

发现客户的邮件格式，规范方面（非邮件内容和正文）有如下问题，总体感觉比较随意．提醒一下．



1/　发邮件无subject主题, 或者随便找一个以前的邮件直接回复一下．

后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关．导致买家一头雾水，无法快速辨认．



2/　邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字．

　　后果：导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么国家的什么公司？



3/　邮件的发件人不要用中文．如　联想公司张三＜zhangsan@lenovo.com>, “联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文．



4/　买家如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同事或者主管），你回复的时候要按＂reply all” ，而不要只回复发件的那个人．买家发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人．



5/　回复买家邮件的时候要” reply with all history”,不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容．也不要随意改变邮件的主题．一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题．



6/　不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报．　如hv: have等．以免产生误解．也不要用俚语．



7/　重要的内容可以用ｂｏｌｄ粗体加粗或者用大写．



8/　不要全部用大写字母写邮件正文．如 THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17,2006



9/　如果事情比较复杂，繁多的话，可以用　1　2　3　4　注明．表达要简洁，直接，明确．不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性．



10/　不要用过多的感叹号．你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的．



11/　每一段中间要空一行，方便别人阅读．



12/　如果你是初学者，学习模仿以英语为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法．

永生

询盘处理技巧分享

开篇：不是你回复的好客人就会下订单给您，但您回复的不好肯定不会得不到客户的订单



（一）、回复技巧

1.回复时间注意事项：

今天的今天一定要回

香港、台湾、韩国2个小时内回复

澳大利亚收到后马上回

欧洲下午三点前一定要回

美国下班前回

（根据各国的时差和工作习惯统计）

注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回



2.回复原则：

  3C原则

Clearness(清楚)

Concisenes(简洁)

Courtesy（礼貌）



3.案例分析

第一回合

（1）需要思考的问题：

专业度 professional  (多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度)

满足需求度 meet demands

体现诚意  show your sincereity

（2）回复邮件注意点

规范的格式（paragraphy, capitalization,spelling ,grammer…….）

主题 Subject ——点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司+for哪几个产品）

问候语——礼节、呼应

有问必答——不能回答要给客户解释

重点突出，意思明确

落款——要有完整称呼



第二回合

询盘回复

专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整

专业图片——清晰、方便浏览和接收

向客户提要求——审慎，tell why   可以向客户报两个价格fob/c&f价

前瞻性——专业的最好体现

语气——会影响全局



几个回合后

客户来邮件后

客户有多个问题    一一作答，条理清楚

客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出）

涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及

减少邮件往来的回合，提高效率



4.公司介绍

公司介绍怎么写？

公司介绍三行  How long?  When？ What？

三行最适合且要有独特的卖点，放在开始和结尾都是可以的

公司介绍内容：

独特卖点

员工情况

质量控制程序

公司新闻

工厂规模

贸易服务设备

特殊生产能力

参展情况

代理商及代表处

质量和安全标准

委托加工服务

研发能力

其它主要客户



5.讨价还价

第一次报价给自己适当留有空间

价格的合理性

与竞争对手相比

其他选择方案



6.独家代理

了解当地试产，了解该代理商

让对方先谈条件

保护自身利益（合作方式、合作期限、违约条款、数量）

如果可能具体到某一制定产品



7.无法满足对方需求时

一定要注意语调＋给出解决方案

   

总结

每天提升一点

专业书籍——熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟

企业内部学习——三人行、必有我师

客户邮件——很好的免 费 老师

温故而知新——自己是自己的老师



意识决定行为

重视你的每一客户

赢在服务

自己多做功课，少让客户做功课



细节很关键

仔细阅读客户邮件中每一句话，和每一封邮件

永生

如何尽快让网上寻价变成实际的订单?



会来这里的朋友，一般情况下，都有通过或者准备通过阿里巴巴等著名电子商务网站来开展自己的生意。但是，网络与面对面进行交往，毕竟存在着差别，网络是一条认识新客户渠道，是一个认识客户的工具。我想，在阿里巴巴做生意的朋友，都会有很多很多的询盘，这个询盘，就是你将来的客户。有了询盘，接下来，要做的就是把这个网上的询盘，做成现实中的订单。

我问各位，你们通过阿里巴巴做成生意了没有？有，我祝贺你。并希望你能够在此和大家一起来分享你成功的喜悦。

如果没有，那我不禁要问，你的同行都可以做成生意，而你为什么不行呢？到底是为什么？我们要分析各方面的原因，找出各种原因，并想办法去解决它。下面，有一些经验和大家一起来分享，希望对各位有所帮助。

分享A

很多客户只询价，不下单，是很正常的，如果他们不询价或一次询价就下订单，倒真的要小心了！（外贸风险时时存在！不要初生牛犊不怕虎！还是慎重点好！）
除此之外，可以自行分析以下原因：
1）你公司（包括你自己）给客户的信誉度如何？
2）你的产品报价的价位（与市场行情差价）如何？
3）你的商贸语言及技巧如何（是否会产生误解或含糊不清）？
4）你可以把自己发出去的传真、电子邮件换个角度看一看？（如果你是客商，你会不会接受？）

分享B

将电子询盘转化为真实订单：一个较好的回复询盘样本
Sample
a better reply

Dear buyer:

It is good to hear from you again.You inquired about my bamboo baskets on September 15,1998.I sent you a company catalog at that time.I can send you a second catalog if you need?

You are not the only importer in Brazil that has asked us about bamboo baskets. I have also received inquires from ABC company,Universal Co Ltd in Brazil ,but they always inquired another kind of baskets.I will introduce this kind of basket for you if you need.Would you like me to help you by making a special sample for you Brazil market?

We are a professional bamboo products manufacture with 14 years experiences in China,offering over 1,500 various kinds of bamboo products and monthly output up to 5 millions pieces.We are the best manufacturer that you can trust in China.The details for the product(as the attached photo)you inquired as following :FOB XXX,Min.Order:2,000,Price:USD1.80/pc,Delievery Time:30 days after the receipt of send you a smaple with catalog together.
I look forward to see your reply!

买家您好,

很高兴再次收到您的查询：您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮，那时我们曾寄过公司目录给您，如您需要我可再寄一次给您。

您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商，我们也曾收到来自巴西ABC、Universal等的进口商的查询，但他们总是查询另一种竹篮，如您有需要，我可以向您介绍那一类的竹篮，您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您？

我们是有十四年专业竹制品经验的中国制造商和提供超过1,500种多样的竹制品，月产量达五百万个，是您最值得信赖的中国竹制品供应商。您询问的产品如附图资料如后：XXXXXXXXXXXX。我明天会寄一份目录给您，若您能提供您的快递帐号，我们将把样品一同寄给您！

期待尽快收到您的回复。

点评：

（1）给买家提供最初查询您产品的回忆参考点，这样有助于买家回忆起他是在什么时候，通过什么方式，对什么产品产生了什么样的兴趣或问题。因为固有的熟悉感会增加买家与您合作的兴趣与信心。买家一天中会发出许多查询，如果您的回复与其它回复相比无任何出众地方，只能陷于一大堆无聊的产品报价，不会吸引买家。这种回忆的参考点有时间，事件或物件等。在本例中，供应商使用的是时间和事件：“您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮，那时我们曾寄过公司目录给您”；

（2）给买家适当的增加些许压力。目的在于促进买家回复的速度与认真程度，有些目的甚至在于迫使买家不得不进行采购行为。在本例中，供应商告诉买家你的竞争对手或同行正在与我取得联系，并且我一直协助你的同行抢占你的巴西市场。如果供应商原先的合作客户是A级买家，那么对这位新买家就具有带动作用；如果是同级，这位新买家就会更加迫切的进入竞争状态中来；当然你不能告诉你的买家“我们原先一直和比你规模小的买家合作”，这样会使他觉得对你的信心不足。原句是：“您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商,我们也曾收到来自巴西ABC,Universal等的进口商的查询”；

（3）告诉买家作为供应商你是做什么产品的？你能做到如何？买家凭什么完全的相信你？这就是企业介绍与实力规模证明。在本例中，供应商用一系列数据证明了自己的规模与实力，如：“十四年专业竹制品经验”、“提供超过1,500种多样的竹制品”、“月产量达五百万个”；
（4）不是我要向你索取什么，而是我能为你做什么。切记服务理念。在本例中，供应商热忱与负责的服务态度使买家能够感受到与其合作的良好基础。如：“如您需要我可再寄一次（目录）给您”、“如您有需要,我可以向您介绍那一类的竹篮”、“您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您?”；

（5）主要问题：所答即所问，所答非所问；
很多供应商认为网络营销首先就会遇到一个问题，即样品寄送的问题。其实到目前为止我们也没很好的办法解决这一问题，但这位供应商就很聪明。买家要样‘品’，那我就免费寄一份样‘本’给你看，也算所答即所问。但样‘品’呢，怎么说？反正供应商没表示是否免费寄送，只要你给了快递帐号，我就会一同寄送，如果你要不给快递账号呢？我也没说不送（但后来，他告诉笔者，还是送了，轻工艺品，不看样品不成）。这也算所答非所问吧。

（6）不寄样本行不行？行！网络沟通无极限，虽说样品不能电子传送，但样本总归是能够电子传送吧，而且方便，快捷，成本较低。我们说不仅是回复时可以传送样本，而且平时就应该使用这种方式做推广。在本例中，加上上面附的图和后来附的资料，就是一个完整的产品样本。如果你还有其它样口可以推荐，也完全可以一并附上。

（7）记住：吸引买家回复你的回复。本例是如何做到的呢？
A，我可以再寄样本给您，如果你回复我；
B，我可以向您介绍您的同行采购的那种产品，如果您回复我；
C，我可以为您做些特别的样品，如果您回复我；
D，如果你想知道1,500种样品如何，我可以向您介绍，如果你回复我；
E，如果你想要样品，请回复我；
F，期待尽快收到您的回复；
一封完整的感谢信：感谢+公司介绍+负责人的签字或署名

分享C

1。你的行业出口量和前景。本行业内各个企业报价的平均水平和报价趋势。你的产品质量在国内同类产品属于哪个水平面（高中低），以达到报价的正确性。
2。在我每一个报价和寄样后都必须请求客人有反馈的过程。对价格和质量以及其它问题的意见。大部分都有回复。
3。在来往邮件中尽量语言的专业性和针对性。
让内行的客人看到你的邮件就知道你是此行业内的熟手。
4。开发一个新客人的周期是半年到一年，特别是在网络上。别老是想到客人的订单而是先交朋友和交换有价值的信息和意见。
5。现在做外贸的人越来越多，竞争也越来越历害。故特别注意服务和经常学习，避免出错。

分享D

1、首先将客人谈判的细节做好详细的记录和回忆，先判断此客户的购买欲有多强，也就是说，要区分清楚他是“真的买家”还是“打听行情的买家”；有的客户其实他已经有长期稳定的供应商，他其实只是把你当报价的参照物罢了，要特别小心这类客户。对这类客户，我个人的意见：不但不要报价，连资料都不要给。因为在这样的客户身上花费太多的时间精力不值。我不否认也有“精诚所至，金石为开”的客户，但以我做外贸的经验，骗“财”（价格）骗“色”（样品、资料）的客户太多，不值得追捧。

2、关于真假买家，可以通过交谈（面谈、电话、传真、EMAIL）来辨别（这种方法的条件是--你所提的问题客人要有所反应）：真还是假？行家还是生手？只要问他几个关键性的问题，比如：产品的规格、技术参数，希望接受的价位，打算订购的数量，做什么品牌，该品牌在当地是否有影响力，和中国的哪些企业有过生意往来，和中国做生意有多长时间（也就是说是否为“中国通”）等等，通过这些大致可以区分出客户的“真”与“假”，“实”与“虚”，“大”与“小”。

3、从外商提供的名片也可以判断客户的实力，如：公司所处该城市的地段，有几条电话线、传真线，有没有自己的网站，是零售商、批发商还是进口商？在当地是否代理过一些著名的品牌，等等。

4、做外贸其实就是做服务，谁的服务好，谁就能赢得客户。服务好包括如下几方面：
A）报价恰如其分，不能过低，也不能过高；好东西不能贱卖，普通的产品不要报高。因为客户往往会从你的报价来判断你的诚实性，并同时判断你对产品的熟悉程度；如果一个非常简单普通的产品你报一个远离市场的价位，这说明你的诚实性不够，你根本不懂这一行，自然而然别人会对你的传真不屑一顾；
B）对客户的任何信息要及时响应并回复；对客户的回复不能简单的一问一答，要尽可能全面、周到，但切不可啰嗦。


最后再问一句：“你的同行都可以做成生意，别人都可以做成生意，你为什么不行呢？”


你的同行都可以做成生意!
而你为什么不行呢？
问题在哪里？

永生

寄样三步曲

一、寄样前的准备

1.样品确认

样品型号及规格，包装、说明书、每单数量要求、形式发票的格式等细节不容忽视。
·必要时可结合邮件及光盘、照片。
2、取样原则
·样品要有代表性，是从批量生产的产品中抽样而得。
·保证待寄样品的质量是严格符合客户要求的。
·制作样品标签。
·要留样品及其生产批次等相关资料以备日后核查。
3、与客户确认寄样地址
·贸易中介等往往存在公司地址与寄样地址不一致的情况，一旦错寄会严重影响你的商业机会。



二、寄样的方式

1、邮政的航空大包：价格较便宜，航程大约在两周左右（不含目的国的海关检验和其国内的邮政递送时间）。此方法可适用于大宗的低值产品寄送。可在各地邮局办理。一般商品（非危险品）可正常寄送；如系普通化工品，仅需要出具一般的品质证书（证明其无毒、无害、无爆破性等），便于海关查验核实。如系危险化工品 或者疑似危险化工品（如：钛白粉），需要出特殊的证明，以及特殊托运。
注明：最小邮寄重量是2公斤，20公斤为一个限重单位。如超出部分，需要另行打包计费。


2、航空快递：分为国内邮政的国际ems和国外大快递公司（如：fedex_联邦快递，dhl_敦豪快递,tnt等），其费率大致相当。较邮政的航空大包费用贵。只是若与快递公司有协议，可有折扣价。时间大约是一周左右（或者3~5天）。如系普通化工品，仅需要出具一般的品质证书（证明其无毒、无害、无爆 破性等），便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品（如：钛白粉），需要出特殊的证明，以及特殊托运。

注明：对限重单位有要求。

EMS,DHL,TNT,UPS,FedEX 比较

快递名
价格
速度
服务
优势

EMS
便宜
慢
比较差
扣关后，免费运回

DHL
< 5.5Kg 　比较便宜　
快
好
运送中等货比较便宜

21KG~ 100KG 　比较便宜　

TNT
贵
快
好
西欧地区清关能力强

UPS
6Kg~ 21Kg 比较便宜　
快
好
美加，南美，英国，这几个区域

> 100Kg 比较便宜
最快

FedEX
> 21Kg 价格是其它的一半
快
好
东南亚有价格优势，速度快

三、寄样后的跟踪

寄样后：跟踪、下单、改进如何避免样品寄出后石沉大海？

　　一、及时通知很重要

　　1、用邮件或快递底单第一时间通知客户你的发样信息，包括Courier 的样品跟踪号码何时发送，大约何时到达等信息。

　　2、形式发票也不可少. 形式发票除了是客户清关的必需单据外，也是出口商样品管理的重要记录。

　　3、请客户收到样品后确认。

　　二、样品管理

　　1、可设计样品管理表，包括送样国别、客户、样品名、样品的版本及生产批次、样品数量、金额等。

　　2、妥善保存好形式发票，用以留档。

　　3、客户对样品的评估内容也应增加到样品管理表中。

　　三、跟踪样品情况

　　1、询问样品顺利到达与否, 表达对客户的重视程度，体现外贸的专业精神，避免被忘记。

　　2、以质量检测报告跟进客户端的样品进展情况（准入测试、终端用户使用体验、参展等）。

　　3、客户对样品的评估，满意不满意都想办法让客户给出具体说明。

　　四、建立稳定联系

　　1、不管短期内有无订单，尽量与拿样客户建立起一种稳定的联系，不间断通知公司的产品线新情况。

　　沟通的频率很重要。

　　2、让客户有少不了你的感觉，因为电子商务的存在使得客户始终面临无数诱惑。

永生

如何发布有商业价值的供求信息。以阿里为例:

什么是供求信息（Trade Leads）？
供求信息是您发布到网站上的Buying/Selling Leads，帮助您找到更多的买/卖家。据我们的统计，目前网上买家通过Selling Leads 来搜索的概率非常高, 为了贵司能取得更好的效果，请每周至少发布一次以上信息。


怎样发布一条有商业价值的供求信息？
1. 点击导航栏 “供求信息”（Trade Leads）下的“发布供求信息”链接，进入发布新的供求信息页面。
2. 逐个填写要发布的“供求信息”（Trade Leads）信息，带* 号的为必填项。
小提示:
1）尽量选择不同的类目发布信息，以便买家能更多渠道的找到您的信息
2）注意主题(Subject)的填写
   首字母大写，其他小写。
   标题中不能有价格和数量
   以填写产品名称为主，不宜超过10个单词。

3）关键词（Keywords）：即较通用的名称及相关的词，目的是提高买家搜索供应商资料时的准确性。
  例如：要出售女时装裙，Ladies’ Skirt，Skirt，dress。

 建议您设置的keywords 要尽量选用简练的，行业通用的，符合买家及市场惯例的。
 请填入与您的服务或产品名称相关的词或词组，并用“，”隔开。
 最多可填入256 个字符。

4）详细内容（Details）：详细产品信息和供求信息的具体内容。

 建议您以介绍产品为主，并充分展示贵公司所具有的其它竞争力。例如：月/年供货能力，证书情况，知名合作企业等。
 建议您能体现买家关心的问题以加快与买家交流谈判的进程，例如：最小订货量，价格条件，付款方式，包装情况及交货时间等。
 为确保买家能一眼看完信息内容，建议您Detail 内容不要太长，一屏显示。

5）请附上产品图片（Attach Product Photo）：  在下拉菜单中选择您已显示在网上的相关Products 的
图片。图文并茂可以增强对买家的吸引力.
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